Cláusulas de Contratación

Última actualización: agosto de 2027.

Las presentes cláusulas rigen la relación de trabajo entre Vía Láctea Films (en adelante, "el proveedor") y sus clientes (en adelante, "el cliente") para todo proyecto contratado, independientemente del servicio específico. Aplican de manera general y se complementan con las condiciones adicionales correspondientes a cada tipo de servicio detalladas más abajo.

Condiciones generales de colaboración y confidencialidad

1. Las revisiones de los avances del proyecto se realizarán de manera remota, empleando plataformas digitales como: Notion, Miro o Frame.io, según corresponda, donde el cliente podrá dar seguimiento al estatus y avances del proyecto en cualquier momento. La coordinación adicional se llevará a cabo por WhatsApp, vía telefónica o mediante videollamada, dentro de un horario laboral establecido y con un tiempo de respuesta de hasta 24 horas hábiles. El uso de estos canales de comunicación no implica disponibilidad permanente ni dedicación exclusiva a un solo proyecto, ya que nuestro equipo gestiona simultáneamente distintos clientes y proyectos. Con el fin de asegurar la calidad de los servicios, las comunicaciones podrán ser grabadas y almacenadas como respaldo documental en caso de surgir discrepancias. Serán conservadas un máximo de seis meses, tras lo cual serán eliminadas.
2. Las reuniones presenciales, incluyendo las destinadas a sesiones fotográficas y días de producción, deberán programarse con al menos una semana de antelación. En caso de cancelación, se buscará reprogramar la reunión considerando la disponibilidad tanto de nuestro equipo como de los demás proyectos en curso. Es importante tener en cuenta que los cambios en la agenda podrían afectar los plazos de entrega previamente acordados.
3. Las entregas finales de los proyectos se realizarán a través de enlaces privados con contraseña a nuestras plataformas de almacenamiento en la nube (Adobe Lightroom, Frame.io, Canva, OneDrive o Google Drive). Estos enlaces proporcionarán acceso privado y seguro a todos los archivos de cada proyecto y tendrán una validez de 2 meses a partir de la fecha final de entrega o hasta que finalice el tiempo de contratación correspondiente.
   1. Los archivos del proyecto se almacenarán en la nube o localmente durante 17 meses a partir de la fecha de entrega final. Esta retención es independiente de la vigencia del enlace de descarga inicial.
   2. El cliente es totalmente responsable de descargar y salvaguardar una copia de todos los archivos que considere importantes antes de la caducidad de los enlaces proporcionados. En caso de que el cliente no desee descargar los archivos, es responsabilidad del mismo solicitar una copia en un disco duro (proporcionado por el cliente, o adquirido directamente con nosotros sujeto a un costo adicional) durante ese mismo periodo. No nos hacemos responsables por la pérdida de datos o archivos debido a la falta de descarga por parte del cliente pasado este periodo, ni por la pérdida de archivos debido a factores fuera de nuestro control, incluyendo, pero no limitado a, problemas de servidores de terceros.
   3. En caso de pérdida de los archivos por parte del cliente y que se requiera su reposición después de la fecha de entrega o tras el vencimiento del enlace o los enlaces de descarga, se aplicará un cargo adicional por almacenamiento y gestión de datos. Este cargo no está incluido en el costo inicial y se calculará en función del tiempo y espacio utilizados, o como un porcentaje del valor total del proyecto, según corresponda. Es importante destacar que la aplicación de esta penalización no es arbitraria, sino una consecuencia directa de la falta de diligencia del cliente al no descargar o solicitar sus archivos dentro de los plazos establecidos.
4. Cualquier cambio en las cláusulas será notificado al cliente con al menos 15 días de anticipación o en la solicitud de nuevas cotizaciones. La aceptación o continuación de cualquier servicio implica la aceptación de las cláusulas vigentes.
5. Salvo pacto expreso por escrito o que el proyecto esté sujeto a obligaciones de confidencialidad que lo impidan, el proveedor podrá utilizar los materiales finales del proyecto con fines de portafolio, promoción profesional, concursos, presentaciones comerciales y redes sociales, respetando en todo momento la información confidencial del cliente.
6. Confidencialidad y Propiedad Intelectual. Ambas partes se obligan a mantener estricta confidencialidad respecto de toda la información técnica, comercial, estratégica o de cualquier otra naturaleza a la que tengan acceso con motivo de la prestación de los servicios. Dicha obligación permanecerá vigente aun después de la terminación de la relación contractual. Se reconoce expresamente que la metodología de trabajo, procesos internos, propuestas creativas no seleccionadas, bocetos, conceptos, moodboards, storyboards, guiones, diseños preliminares, documentos de planeación, archivos de trabajo y cualquier otro material desarrollado durante las etapas de conceptualización o producción constituyen propiedad intelectual exclusiva del proveedor y tienen carácter confidencial, salvo pacto expreso por escrito en contrario. El cliente no podrá reproducir, divulgar, compartir, utilizar, modificar ni entregar dichos materiales a terceros, total o parcialmente, sin autorización previa y por escrito del proveedor. De igual forma, el proveedor se obliga a no divulgar información confidencial del cliente ni utilizarla para fines distintos a la ejecución del proyecto.
7. El proveedor se reserva el derecho de rechazar cualquier solicitud de modificación, publicación o producción que contravenga la legislación aplicable, infrinja derechos de terceros, afecte su reputación profesional o resulte contraria a sus principios éticos o políticas internas.
8. Cuando el cliente no proporcione respuesta, aprobaciones, materiales, accesos, información o pagos necesarios para la continuidad del proyecto dentro de los plazos establecidos en el presente documento o en la cotización correspondiente, el proyecto se considerará suspendido por causa imputable al cliente. La reanudación del proyecto estará sujeta a la disponibilidad operativa del proveedor y requerirá una cotización de reactivación, calculada conforme a las tarifas vigentes al momento de solicitar la continuación de los trabajos. Dicha cotización podrá incluir el tiempo necesario para la recuperación del contexto del proyecto, reorganización de agenda, actualización de recursos y cualquier incremento en los costos operativos.
9. Uso de herramientas de Inteligencia Artificial (IA).
   1. El proveedor podrá apoyarse en herramientas de inteligencia artificial como parte de sus procesos internos de producción (por ejemplo, estabilización de imagen, remasterización visual, efectos visuales, corrección de color o asistencia en la redacción y edición de textos), sin que ello sustituya la supervisión, dirección creativa y criterio profesional del equipo. Todo material entregado será revisado y validado por el proveedor antes de su entrega final.
   2. Queda estrictamente prohibida la generación, clonación o modificación de la voz, el rostro o la imagen de cualquier persona (actores, locutores, colaboradores o terceros) mediante herramientas de IA con fines de suplantación o creación de contenido sintético ("deepfakes"), salvo consentimiento previo, expreso y por escrito de la persona involucrada, y sujeto en todo momento a la legislación aplicable en materia de derechos de imagen y voz.
   3. En caso de que el cliente solicite expresamente contenido generado mediante IA (imágenes, textos, voces sintéticas, gemelos digitales u otros), dicho servicio se cotizará por separado. El proveedor no garantiza la originalidad, exclusividad ni la ausencia de derechos de terceros sobre el material resultante, siendo responsabilidad del cliente verificar que su uso y explotación comercial cumplan con la normatividad de propiedad intelectual vigente.

Condiciones generales de pago y entrega

1. Sin excepción, para iniciar cualquier proyecto se requiere el 60% de anticipo. Aceptamos: transferencias bancarias, depósitos en efectivo o pagos con tarjetas de crédito, hasta 3 meses sin intereses.
2. Las cotizaciones proporcionadas serán válidas por 30 días a partir de la fecha de emisión. En caso de que el proyecto no se inicie dentro de este período, se requerirá una nueva cotización, ya que los precios de los materiales, la mano de obra y otros factores pueden fluctuar, lo que podría implicar ajustes en el presupuesto original. En tal caso, los plazos originalmente pactados dejarán de ser aplicables y serán sustituidos por un nuevo calendario de trabajo acordado entre las partes.
3. En producción audiovisual:
   1. El pago inicial es del 60% del presupuesto acordado.
   2. El cliente tiene la opción de extender el plazo de ejecución, entrega o pago del proyecto un máximo de 7 días hábiles adicionales sin que esto implique un incremento en el precio acordado.
   3. En caso de cancelación del proyecto por parte del cliente, se retendrá una compensación equivalente a los gastos comprobables incurridos durante la fase de preproducción (locaciones, personal contratado, equipo rentado, etc.), con un tope máximo del 37% del presupuesto total acordado. El desglose de dichos gastos se pondrá a disposición del cliente si lo solicita.
   4. No se prestará el servicio de producción audiovisual en lugares donde haya presencia de láseres. En caso contrario se detendrá la filmación hasta que se apaguen o retiren. No se realizarán reembolsos o compensaciones por el tiempo perdido.
   5. Las operaciones con aeronaves no tripuladas (drones) estarán sujetas a las condiciones meteorológicas, de seguridad y a la normatividad aplicable vigente. En caso de lluvia, vientos fuertes, tormentas eléctricas, baja visibilidad, restricciones de vuelo impuestas por la autoridad competente o cualquier otra circunstancia que comprometa la seguridad de la operación, del equipo o de terceros, el proveedor podrá suspender o cancelar el vuelo sin que ello constituya un incumplimiento contractual. En tales casos, las partes procurarán reprogramar la captura aérea en una nueva fecha, sujeta a disponibilidad. Si la reprogramación genera costos adicionales de traslado, personal, permisos o logística, éstos serán informados previamente al cliente y, en su caso, cotizados por separado.
   6. Todo actor, modelo, locutor o extra que participe en la producción deberá firmar previamente el formato de "Autorización de Uso de Imagen y Voz" correspondiente. Es responsabilidad del cliente informar al proveedor, con la debida anticipación, sobre cualquier persona que participará en la producción, a efecto de gestionar oportunamente dicha autorización. El proveedor no se hace responsable por reclamaciones derivadas de la falta de autorización de personas incorporadas a la producción por solicitud directa del cliente sin previo aviso.
4. Durante el periodo de desarrollo, todos los avances del proyecto así como sus entregables contendrán una marca de agua que los identificará como copias de trabajo. Esta medida es obligatoria y no admite excepciones bajo ningún concepto. Dicha marca de agua será removida de manera definitiva y únicamente tras la liquidación completa de cada proyecto.
5. Para efectos de Marketing Digital:
   1. Para garantizar la efectividad de las campañas publicitarias, se requiere un pago inicial del 50% del presupuesto total acordado. Posteriormente se pagará de forma semanal y podrá ajustarse en función del rendimiento de las campañas.
   2. Se definirán indicadores clave de rendimiento (KPIs) para evaluar el desempeño de las campañas. Se entregarán reportes periódicos con el detalle de los resultados.
   3. En caso de incumplimiento en el pago, las campañas publicitarias podrán ser pausadas o canceladas hasta que se regularice la situación.
6. Adicionalmente los siguientes servicios se cotizan por separado si son requeridos:
   1. Costos de reproducción en Cine, TV, Radio, plataformas digitales u otros medios.
   2. Contratación de actores, locutores, modelos, etc.
   3. Renta o pago de permisos para el uso de locaciones específicas.
   4. Renta de equipo especializado.
7. Para iniciar cualquier proyecto, es necesario entregar este documento firmado el día de arranque del proyecto. Este servirá como acuerdo formal entre las partes involucradas y como referencia para resolver cualquier disputa futura.
8. Ningún entregable, archivo editable, código fuente, acceso administrativo, material maestro, archivo RAW o activo digital se considerará objeto de transferencia de propiedad hasta que el proyecto haya sido liquidado en su totalidad.
9. El cliente tiene derecho a utilizar el material entregado en los medios y plataformas de distribución acordados en la cotización. La exhibición o reproducción en Cine, TV, Radio u otras plataformas no contempladas en el presupuesto original se sujetará a lo establecido en el punto de costos de reproducción cotizados por separado, dentro de "Condiciones generales de pago y entrega". La redistribución, reventa o modificación sustancial del material sin consentimiento previo por escrito queda reservada al proveedor.
10. Salvo disposición distinta para un servicio específico, si el cliente no formula observaciones dentro del plazo establecido para la revisión de un entregable, o bien utiliza, publica, imprime, distribuye o explota comercialmente dicho material, éste se considerará aceptado de manera definitiva.

Condiciones adicionales para: Marketing digital y redes sociales

1. El cliente deberá proporcionar los accesos y contraseñas requeridos; de lo contrario, el proyecto se suspenderá y cualquier retraso será responsabilidad exclusiva del cliente.
2. Se entregarán todos los archivos digitales correspondientes a cada publicación o contenido programado, según el calendario establecido en Notion, y tras su aprobación por parte del cliente. El cliente dispondrá de 2 días para solicitar modificaciones o ajustes.
3. Se permitirá realizar hasta 2 rectificaciones por publicación o contenido, siempre que sean de baja complejidad. Dado que la naturaleza de las modificaciones puede variar en función del diseñador, la complejidad del proyecto y la creatividad requerida, cualquier cambio adicional que exceda este límite será evaluado individualmente y estará sujeto a una cotización adicional basada en el esfuerzo requerido.
   1. Se considerarán cambios de baja complejidad los ajustes de texto u ortografía, color o paleta, orden/posición de elementos, recorte o adaptación de formato dentro del mismo diseño ya aprobado, o sustitución de imágenes/videos ya provistos por el cliente.
4. Como parte de nuestra política de administración de almacenamiento y gestión de activos digitales, las tomas, fotografías, videos y demás materiales que no hayan sido seleccionados o utilizados para la producción de contenidos podrán ser eliminados de forma definitiva trimestralmente. Esta medida tiene como finalidad optimizar la infraestructura de almacenamiento, garantizar la eficiencia operativa y mantener la calidad del servicio prestado a todos nuestros clientes. En consecuencia, la creación de nuevos contenidos y campañas se realizará con base en material producido específicamente para cada periodo de trabajo.
5. Una vez concluido el periodo de contratación y una vez saldado cualquier adeudo pendiente, el cliente recibirá las credenciales de acceso a las redes sociales, el código fuente y las contraseñas a los sitios web según corresponda. Con el fin de formalizar esta entrega, se solicitará al cliente firmar un documento donde se especifique que ha recibido estos elementos y que exime al proveedor de cualquier responsabilidad derivada de su utilización posterior, incluyendo cualquier contenido publicado en las redes sociales o Internet.

Condiciones adicionales para: Fotografía profesional

1. Se entregará un paquete que incluye un máximo de 70 fotografías en formato JPG de alta resolución.
2. En caso de que se deseen más fotografías, se deberá pagar un suplemento adicional sujeto a disponibilidad o existencia.
3. El cliente tendrá un plazo de 7 días para revisar y aprobar las fotografías entregadas. En caso de no recibir respuesta, o utilizar las fotografías en cualquier medio digital o impreso, se considerarán aprobadas.
4. La entrega de archivos RAW se considera un suplemento adicional y tiene un costo extra independiente al proyecto en curso.
5. El cliente tiene derecho a utilizar las fotografías entregadas para los fines y campañas acordados en la cotización. El uso en campañas, publicaciones o medios distintos al propósito original, así como la reventa o cesión a terceros no autorizados, requiere consentimiento previo por escrito.

Condiciones adicionales para: Diseño gráfico, VFX y Motion Graphics

1. Se dará un plazo de 2 días hábiles para realizar correcciones y cambios con derecho a 2 modificaciones sin costo adicional durante ese periodo, siempre y cuando estos sean de baja complejidad.
   1. Se entenderá como cambios de alta complejidad aquellos que requieran el uso de software especializado de animación, composición o modelado (como After Effects, Cinema 4D, Blender u otros), diseño o modelado 3D, animación de elementos gráficos, tipografía cinética, tracking, rigging, iluminación o render, o cualquier otro proceso técnico avanzado, así como toda modificación que implique rehacer parcial o totalmente el concepto, estructura o dirección de arte original previamente aprobada. Se considerarán cambios de baja complejidad los ajustes menores que no alteren la estructura ni el concepto del diseño, tales como corrección de texto u ortografía, cambios de color o paleta, ajuste de tamaños/formatos/proporciones, reposicionamiento de elementos existentes, o sustitución de imágenes ya provistas por el cliente.
2. Cambios adicionales o de mayor complejidad estarán sujetos a tarifas por hora de trabajo.
3. El cliente tiene derecho a utilizar los diseños entregados para fines comerciales. Sin embargo, no podrá modificar, revender o sublicenciar los diseños sin nuestro consentimiento previo por escrito.
4. La entrega de archivos editables (como .psd, .ai, .svg, .indd, .prproj, .aep, .xml, .dng, etc.) no está incluida en el proyecto base y se considerará un suplemento adicional. Estos archivos se cotizan de manera independiente al proyecto en curso.

Condiciones adicionales para: Postproducción audiovisual

1. Se otorgará un plazo de dos semanas hábiles para realizar correcciones o cambios, con derecho a una edición, dos rectificaciones y un corte final sin costo adicional durante ese período.
2. Cualquier modificación adicional se cobrará por día de trabajo, jornada laboral de 7 horas. Se requerirá un anticipo del 50% antes de comenzar o reanudar cualquier trabajo adicional, previa confirmación del cliente.
3. La entrega de todos los archivos finales y masters está condicionada al pago completo del proyecto. En caso de retrasos en los pagos o en la entrega del material necesario por parte del cliente, el trabajo se suspenderá automáticamente, y cualquier reanudación estará sujeta a penalizaciones y tarifas adicionales.

Condiciones adicionales para: Diseño web y programación

1. El cliente dispondrá de dos semanas para entregar todo el material necesario (contraseñas y/o accesos, fotos, videos, textos, logos, etc.). Si no lo hace, el proyecto será suspendido. La responsabilidad de cualquier retraso bajo este concepto recae exclusivamente en el cliente.
2. La entrega de todos los archivos (código fuente, contraseñas, accesos, etc.) está condicionada al pago total del proyecto. Si el cliente no liquida el monto pendiente en el plazo acordado, los archivos serán purgados definitivamente de nuestros servidores tras 90 días de impago.
3. Es responsabilidad del cliente mantener actualizados y al día los pagos de hosting y dominio según corresponda.